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Description

Responsable de todas las actividades administrativas del Sitio de Investigación de Tlajomulco, brindando servicios a través de los departamentos de Finanzas, Recursos Humanos, Sistemas, Proveedores, etc. Brinda atención personalizada a los visitantes y empleados de otras areas que visitan el sitio. Envía, recibe y rastrea mensajeros de manera oportuna. Responsable de liderar y coordinar las actividades administrativas y logísticas tal como nomina, logística, recepción, limpieza y almacén. Apoya a los departamentos de todas las areas de la localidad. Participa en la implementación de los Programas de Seguridad (EHS&S) en la Estación Científica.

Activities

• Soporte administrativo de la estación de investigación: brinda soporte administrativo complejo, diverso y de alta calidad mediante la planificación, el analisis de datos y la resolución de problemas diarios en areas centrales como: manejo de información sensible y confidencial y supervisión del presupuesto, cuentas por pagar, soporte de recursos humanos y nómina.

• Coordinar y liderar a un equipo administrativo de 4 personas responsables de diferentes areas administrativas (Nomina, Logistica, Almacén, Requisiciones, Proveedores, Asuntos regulatorios, etc).

• Apoyar al Líder de Sitio en el procesamiento y mantenimiento del presupuesto del sitio. Las actividades también incluyen realizar un seguimiento de los gastos enviandolos a cuentas por pagar y ayudar a analizar los datos de gastos.

• Apoyar a Recursos Humanos a empleados temporales y elaboración de informes semanales de incidencias laborales.Proporcionar apoyo en actividades y cuestiones relacionadas con recursos humanos, como el mantenimiento de registros físicos y digitales de los empleados.

• Organizar y programa actividades de oficina, incluidas reuniones, viajes y conferencias.

• Responsable de la organización de eventos locales siguiendo los lineamientos de la empresa.

• Gestionar horarios y coordinar citas; mantener informada a la dirección sobre los compromisos.

• Coordinar con vendedores y proveedores para garantizar servicios eficientes y completar encuestas de servicio.

• Establecer, mantener y actualizar el sistema de archivos/servidor del sitio y recuperar la información necesaria de los archivos según sea necesario.

• Recepción, revisión y procesamiento de pago de facturas de proveedores. Alineación y trabajo conjunto con el area de compras.

• Envío, recepción y seguimiento de mensajería y correo.

• Coordinar la compra de equipos de protección personal, papelería, artículos de limpieza, etc.

• Canalizar llamadas telefónicas y atención de visitantes y proveedores.

• Coordinar todo lo relacionado con las visitas en el sitio (hotel, transporte, alimentación, así como necesidades especiales de los visitantes).

• Supervisar y mantener el equipo de oficina; inventario de suministros y ordenar suministros de reemplazo según sea necesario.

• Apoyar las actividades de extensión comunitaria y liderar el comité de respeto en el sitio.

• Velar por y gestionar los contratos de arrendamiento de terrenos, proceso de facturación por entrega de pagos de agotamiento y compensaciones.

Qualifications

• Licenciatura completada en administración de empresas o area relacionada.

• Sólido conocimiento de los sistemas y procedimientos administrativos y de oficina, como archivos y mantenimiento de registros, y conocimiento practico de equipos de oficina, como impresoras y maquinas de fax.

• Competencia informatica: MS Office (PowerPoint, Excel, Word) Power BI, Outlook y conocimientos de software de graficos.

• Fuerte perfil de liderazgo de un equipo de trabajo y interacción con otras areas.

• Capacidad para priorizar el trabajo y completar múltiples tareas rapidamente en un entorno de trabajo dinamico.

• Compromiso sobresaliente para resolver los problemas del equipo/clientes y desarrollar una comprensión profunda de su cultura empresarial, especialmente para los clientes internacionales.

• Capacidad para mantener información clasificada fuera del alcance de personas no autorizadas.

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